Veranstaltungs-Leitfaden
Eine Veranstaltung muss professionell geplant und organisiert sein.
Damit Ihre Veranstaltung eine „runde Sache” wird, nutzen Sie
die folgenden Gedanken zur Vorbereitung und Anregung.
Ziel der Veranstaltung
Welches Anliegen verfolgen Sie mit Ihrer Veranstaltung? Sind es es überwiegend strategische oder mehr operative Ziele? Nehmen Sie sich die Zeit, diese schriftlich zu fixieren. Es lohnt sich!
Art der Veranstaltung
Hierbei steht neben der Typdefinition (z. B. Jubiläum, Verkaufsförderung oder Tagung) der Charakter der Veran-staltung im Vordergrund. Das heißt, von locker-lässig bis festlich-förmlich gibt es die vielfältigsten Möglichkeiten, einer Veranstaltung die passende Atmosphäre zu verleihen. Außer- dem steht die Frage: welchen Rahmen und Umfang soll die Veranstaltung haben?
Zielgruppe
Wen möchten Sie gern auf Ihrer Veranstaltung begrüßen? Sicher spielt hier der Aspekt des geschäftlichen Erfolges eine große Rolle. Es könnten zum Beispiel Geschäftspartner (Neu- und Stammkunden, Lieferanten etc.), Mitarbeiter und Freunde Ihres Hauses oder weitere Multiplikatoren wie Vertreter aus Politik, Kammern oder der Presse sein.
Personalplanung/Verantwortlichkeiten
Jeden Gast angemessen und möglichst persönlich zu betreuen, ist ein meist schwieriges Unterfangen. Deshalb teilen Sie Ihre persönlichen Kräfte gut ein und halten sich zeitliche Räume für VIPs frei. Verleihen Sie die einzelnen Aufgabenbereiche an die entsprechenden Personen mit klar formulierten Zeit- und Zielvorgaben.
Terminplanung
Die Suche nach einem geeigneten Tagungsort und dem richtigen Termin gestaltet sich oft aufwendig. Manche Räumlichkeiten müssen schon Monate im Voraus gebucht werden. Aus diesem Grund ist eine langfristige und gezielte Vorausplanung notwendig.
Beachten Sie dabei eventuelle Termine, Urlaubszeiten oder andere Veranstaltungen und Feiertage, die Ihre Gäste darin hindern könnten, zu Ihrer Veranstaltung zu erscheinen. Zum Endspiel einer Fußball-WM sollten Sie Ihre Veranstaltung lieber nicht ausrichten.
Leitidee
Jedes Kind braucht einen Namen! Ebenso benötigt Ihre Veranstaltung ein gut durchdachtes und geeignetes Motto ggf. mit einem passende Slogan. Die schlichte Aussage „wir feiern Jubiläum“ reicht nicht aus. Wenn Sie langfristig Erfolg haben und dabei bares Geld sparen wollen, wählen Sie ein Motto, das zielgruppenorientiert und kampagnenfähig ist. Der Ansatz zur Leitidee sollte aus der Unternehmensphilosophie vereinbar sein. Bilanzieren Sie dabei Vergangenes, spiegeln Sie die Gegenwart wider und zeigen Sie symbolhaft Wege in die Zukunft auf.
Veranstaltungsort
Wählen Sie den Veranstaltungsort sorgfältig aus und buchen Sie ihn frühzeitig. Gerade eine besondere Lokalität kann der Veranstaltung nachhaltigen Charakter verleihen und somit „ihr ganzes Geld wert sein“. Bei Messen ist der Standort meist vorab schon festgelegt. Zeitiges Buchen zahlt sich aber auch hier aus, denn oft gibt es auf Messen Frühbucherrabatte.
Finanzierung
Hier gilt: Je langfristiger und intelligenter die Planung, umso preiswerter wird es! Entscheiden Sie zunächst, wie hoch Ihr Budget für die Veranstaltung ist. Verplanen Sie nie das gesamte Etat, sondern nur etwa 80%. Den Rest legen Sie als Puffer für Unvorhergesehenes zurück. Soweit möglich, sollten Sie Pauschalhonorare bzw. Festpreise aushandeln. Kosten- voranschläge liefern einen Überblick über die anfallenden Kosten und verhindern Fehlkalkulationen. Für jede Veranst-altung ist es generell empfehlenswert, sich zu Beginn der Planung eine Liste aufzustellen, die möglichst Kostenfaktoren oder Kostenfallen beinhalten.
Logistik
Die bequeme Anreise und ggf. ansprechenden Unterkunft der Gäste muss gewährleistet sein. Der Transport der Gäste zur und von der Veranstaltung muss eventuell arrangiert werden und/oder es müssen genügen Parkplätze für die Gäste zur Verfügung gestellt werden. Vergessen Sie dabei nicht, eventuell Sonderparkplätze (z. B. für Lieferanten des Catering) in unmittelbarer Nähe zum Veranstaltungsort freizuhalten. Eine gute Beschilderung ermöglicht ein einfaches Auffinden des Veranstaltungsortes und stellt damit einen willkommenen Service für die Gäste dar. Je nach Veranstaltungsart müssen natürlich Garderobe, Tische und Stühle, Nebenräume, Telefone, EDV-Geräte, Kühlschränke usw. an die Anzahl der Gäste angepasst sein.
Einladung
Die wichtigsten Gäste sollten per Vorabeinladung Monate im Voraus um einen Vermerk in Ihrem Terminkalender gebeten werden. Die eigentliche Einladung mit Antwortkarte, Wegbeschreibung/Anfahrtskizze, ggf. Eintrittskarte etc. versenden Sie ca. 3-4 Wochen vor dem Ereignis an die Adressaten. Dabei erhalten wichtige Gäste die Einladung zusammen mit einem persönlichen Begleitschreiben. Informieren Sie die Gäste über alles Wesentliche wie den Zeitrahmen der Veranstaltung oder eine empfohlene Kleiderordnung. Überprüfen Sie die Zu- und Absagelisten. Eventuell müssen Sie Gäste, die noch nicht zugesagt haben, per Telefon befragen.
Reden/Vorträge
Bei vielen Veranstaltungen wird eine Rede des Firmenchefs erwartet. Das Thema der Ansprache sollte das Motto der Veranstaltung aufgreifen und zum Charakter des Programmes passen. Sprachstil, Argumente und Fakten sind so gut wie möglich auf den Zuhörerbereich auszurichten. Der Festvortrag sollte max. 30 min. dauern. Bei mehren Rednern empfiehlt sich eine kurze Manuskriptabstimmung, um gleiche Inhalte zu vermeiden. Eine namentliche Erwähnung ist nur bei hochrangigen, wichtigen Gästen erforderlich. Klären Sie die Anzahl der Grußwortredner im Voraus ab und legen Sie wenn nötig eine Reihenfolge fest. In der Kürze liegt die Würze! Dies gilt insbesondere bei Grußworten.
Presse
Die Presse ist der Multiplikator mit der größten Durchschlagskraft für Ihre Botschaften. Zum Beispiel könnte am Anfang Ihrer Pressearbeit eine Pressekonferenz stehen, in der Sie die Entwicklung und den heutigen Status des Unternehmens darstellen, sowie Ausblicke auf geplante Messen, Promotionsaktionen und Events geben. Achten Sie darauf, dass Verleger, Anzeigeleiter, Chefredakteure oder Resortleiter von größeren Zeitungen Einladungen als Gäste erhalten. Der Lokal- oder Wirschaftsredaktion schicken Sie eine gesonderte Einladung zur Berichterstattung.
Werbung
Auch hier gilt: Ohne Werbung geht hier nichts. Aber setzen Sie nicht alles „auf ein Pferd“ (z. B. nicht nur auf das Einladungs-schreiben)! In der Theorie spricht man von „vernetzter oder integrierter Kommunikation“. Für Sie heißt das: Nutzen Sie die Vielfalt der Werbemedien bzw. -mittel im richtigen Marke-tingmix in Verbindung Ihrer bisherigen Werbestrategie – und unbedingt im Rahmen Ihrer Coporate Identity. Erregen Sie bei Ihrer Zielgruppe Aufmerksamkeit,
erzeugen Sie Interesse für die bevorstehende Veranstaltung und senken Sie letztlich durch die entstehenden Synergieeffekte Kosten. Einladungen, Festschriften, Image-broschüren, Flyer, Banner, Internet- oder Multimediaprä-sentationen etc. – wir helfen Ihnen bei der passenden Auswahl und der professionellen Gestaltung. Dazu gehört selbstverstä-ndlich ein Medienplan, der den effektivsten Einsatz Ihres Budgets gewährleistet.
Catering
Liebe geht durch den Magen – auch bei Ihren Gästen. Verwöhnen Sie Ihre Gäste mit einem Empfangsaperitif oder einem ausgefallene Snack. Die Auswahl ist riesig: Menü, Büfett oder Flying Büfett? Welche Getränke sollen angeboten werden? Soll es Kaffeepausen oder Raucherpausen geben? Der Teufel steckt wie überall im Detail, deshalb überlassen Sie nichts dem Zufall!
Programm
Bei der Festlegung des Programms sind eine Menge Faktoren zu beachten, z. B. die Zeiten für die einzelnen Programmpunkte, Pausen, Esszeiten u. a. m. Sorgen Sie für genügend Abwechslung in Ihrem Programmablauf. Ihre Gäste sollen sich ja schließlich nicht langweilen. Unter Umständen kann auch ein Moderator, der durch das Programm der Veranstaltung führt und für einen gesicherten Ablauf sorgt, sinnvoll und belebend sein.
Technik
Für eine perfekte Veranstaltung ist die richtige technische Ausstattung unerlässlich. Sie kann ganz verschiedene Geräte beinhalten, von Overhead-Projektoren, Beamer, Notebook/PC über Flipchart, Rednerpult, Mikrofonen, Simultanüber- setzungsanlagen, Internetanschlüsse bis hin zu Licht- und Tontechnik. Überzeugen Sie sich allerdings davon, dass die Technik am Tag der Veranstaltung nicht nur vorhanden, sondern auch funktionsfähig ist.
Visuelle Kommunikation
Die Art der visuellen Kommunikation – als ein wesentlicher Teil Ihres Werbekonzeptes – kann Ihrer Veranstaltung einen ganz bestimmten, individuellen Charakter verleihen. Zur visuellen Kommunikation steht Ihnen eine Reihe von Möglichkeiten wie Begrüßungs- und Imagebanner, Give-aways, Plakate, Flyer, Broschüren, Präsentationstafeln, selbstlaufende Multimedia-präsentationen bis hin zur Beschilderung zur Verfügung. Die größte Chance, Ihre Gäste „auf einen Blick“ zu überzeugen, liegt ohne Zweifel in einer gelungenen, durchgängigen Gestaltung Ihrer unterschiedlichen Werbemittel. Auch die Dekoration ist ein Teil der visuellen Kommunikation. Jedoch ist hier Vorsicht geboten, denn nicht jede Dekoration ist zu jedem Anlass passend.
Controlling/Nacharbeit
Während oder spätestens nach der Veranstaltung stellen sich vor allem die spannenden Fragen nach der Besucherresonanz und -zufriedenheit sowie der Kosteneinhaltung. Deshalb ist die Arbeit mit Ende der Veranstaltung noch lange nicht abgeschlossen. Gut auch zu wissen, wie die Besucherstruktur aufgebaut war oder ob eingeladene Gäste, trotz Zusage, nicht erschienen sind. Um Überblick zu bewahren, kann ein Gäste- buch oder ein Visitenkartenbehältnis helfen. Besondere Gäste, wie zum Beispiel Gastredner, sollten einen persönlichen Dankesbrief erhalten.
Eine gezielte Umfrage zum Beispiel per Telefon, bietet Ihnen die Chance, ein Feedback zu erhalten und eventuell Fehler bei der nächsten Veranstaltung auszuschließen. Fotos oder Presseberichte der Veranstaltung verdienen einen Platz auf der Homepage. Kontinuität ist ein altes Erfolgsrezept. Wie wertvoll Ihre Erfahrungen sind, spüren Sie bereits dann, wenn Ihre Gäste schon von der kommenden Veranstaltung sprechen.
